Emploithèque vous souhaite une bonne année 2018
Recrutement public
Bonne année 2018
Offre d'emploi
Recrute : Clinicien hospitalier Psychiatre
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Assistant formation H/F

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Réf. 68495/emploitheque Logo : CH de Sainte-Anne
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Centre Hospitalier de Sainte-Anne
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Adjoint administratif)
Corps Catégorie C
Diffusion 15/12/2017
Recrutement Contrat à Durée Déterminée, Contrat à Durée indéterminée, détachement ou mutation
Région Ile-de-France
Département Paris (75)
CH de Sainte-Anne (75 - Paris)

recrute

Assistant formation H/F

Lieu

Centre hospitalier Sainte-Anne
Direction commune CH Sainte-Anne/EPS Maison-Blanche/GPS Perray-Vaucluse
1 rue Cabanis
75674 Paris

Missions générales

L’Assistant(e) de Formation a pour missions principales la mise en œuvre du Plan de Formation commun, la gestion administrative des formations du plan (institutionnels et polaires).

Il est chargé :

  • De l’accueil des Agents
  • De la constitution des groupes
  • De la réservation des salles
  • Du suivi administratif des dossiers de formation
  • Du règlement des factures et éventuellement des litiges s’il y a lieu (avec la validation du Chef de service)

Il veille au respect des procédures en vigueur au sein du GHT et au respect de la réglementation dans son domaine.

Dans le cadre des budgets délégués, il traite les demandes polaires d’un portefeuille de pôles définis, personnel médical et non médical, ainsi que toutes demandes institutionnelles et/ou polaires du CHSA confiées par son responsable hiérarchique.

L’Assistant de Formation doit pouvoir avoir une polyvalence sur l’ensemble des dossiers.

Activités principales

Accueil, information des Agents :

  • 1) Orientation des Agents en fonction des demandes (indications générales sur les différents dispositifs de formation)
  • 2) Rappel des procédures, et réglementations à respecter par tous les acteurs et/ou interlocuteurs de la formation
  • 3) Information des pôles sur leur situation budgétaire trimestrielle (budgets délégués)

Activités spécifiques 

Activités principales :

En amont, participation à l’élaboration du Plan de Formation, saisie des recensements des besoins et du plan de formation dans le logiciel Gesform (pré-plan) :

  • Réservation des salles
  • Accueil des Formateurs
  • Accueil des stagiaires, ouverture et installation des salles
  • Participation à l’émargement pour les conférences et journées d’informations organisées
  • Proposition des dossiers administratifs correspondant aux actions de formation institutionnelles et polaires
  • Création des dossiers (saisie et suivi des dossiers dans Gesform)
  • Composition des groupes
  • Envoi des convocations et ordres de missions correspondants
  • Relation avec les organismes de formation (n° agrément — conventions — …)
  • Suivi des formations (suivi des présences des Agents)
  • Règlement des factures et/ou remboursements des frais de formation aux Agents concernés
  • Participation aux réunions de services hebdomadaires

Activités ponctuelles :

  • Participe à la préparation à la clôture annuelle
  • Participation à l’élaboration du bilan social
  • Suivi des Décisions Engagements Non Mandatées (Denm)

Activités secondaires :

Polyvalence avec les autres collègues.

En cas d’absence, traitement des Urgences relatives aux Gestionnaires de la Difed.

Contraintes du poste

  • Participer à la permanence d’accueil des Agents pendant les heures de repas et afin d’assurer l’amplitude d’ouverture du service (8h30/17h)
  • S’inquiéter du bon déroulement des formations en intra
  • S’assurer de la traçabilité des formations (feuilles d’émargement — feuilles d’évaluation — renseignements relatifs aux attestations DPC)
  • Assurer un accueil de qualité aux Agents demandeurs de formation

Risques professionnels possibles liés à l’activité

  • Fatigabilité visuelle (usage ordinateur)
  • Troubles Musculo squelettiques (usage ordinateur)

Compétences requises 

Maîtrise des logiciels : Word, Excel, Outlook, AGIRH, Gesform, GEF, Power point.

Études préparant au métier et diplôme(s)

Cf Répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière.

Diplôme de niveau Iii (BTS, DUT), de niveau Ii (Licence) en gestion des ressources humaines et de la formation, gestion des entreprises et/ou des administrations.

Correspondances statutaires

Adjoint administratif hospitalier.

Qualités nécéssaires

  • Sens de l’accueil et de la communication indispensable
  • Rigueur dans la gestion des dossiers
  • Goût du travail en équipe
  • Capacité à hiérarchiser les tâches en fonction des priorités

Candidature (LM +CV)

Le Moal Martine
Mél. m.lemoal@ch-sainte-anne.fr
Cottin-Loubaresse Élodie
Mél. e.cottin-loubaresse@ch-sainte-anne.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

M.LEMOAL@ch-sainte-anne.fr

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