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Recrutement public
Offre d'emploi
Recrute : Orthophoniste à temps plein
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Assistante de direction H/F

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Réf. 66319/emploitheque Logo : AP-HP Hôpital Joffre - Dupuytren
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Assistance Publique Hôpitaux de Paris Hôpital Joffre - Dupuytren
Secteur Administration Générale - Direction - DGS (Adjoint administratif, Secrétaire)
Corps Catégorie C
Diffusion 28/08/2017
Recrutement Contrat à Durée Déterminée, détachement ou mutation
Région Ile-de-France
Département Essonne (91)
AP-HP Hôpital Joffre - Dupuytren (91 - Essonne)

recrute

Assistante de direction H/F

Descriptif

Missions générales :

  • Organiser pour la Directrice de site la réception, le traitement et la circulation de
  • L'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction ou suivi des dossiers
  • Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels — organisation de réunions…)
  • Assurer le secrétariat général de la Directrice et de l’attachée d’administration hospitalière

Missions permanentes :

  • Accueil des personnes (patients — usagers — familles — organisation syndicale — visiteurs)
  • Coordination des secrétariats de Direction (DRHDSAP)
  • Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie — suivi — contrôle — relance commandes)
  • Gestion des planning de l’équipe de Direction (archives — animation — loge — vaguemestre) dans gestime en lien avec les responsables de services
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
  • Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
  • Préparation des dossiers de la Direction
  • Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement — tri — traitement — diffusion — archivage)
  • Réorganisation de l’archivage informatique et papier des archives de la Direction en lien avec le responsable du service
  • Gestion et diffusion de la liste de garde des ADG
  • Gestion du parc automobile mis à disposition en lien avec le responsable de service

Quotité de travail 

  • 100 %
  • 7h36

Horaires de travail 

  • 9h-17h06

Savoir faire requis 

  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Qualités requises 

  • Rigueur
  • Réactivité et disponibilité
  • Aptitude à l’écoute, à la négociation et au dialogue
  • Secret professionnel
  • Discrétion
  • Loyauté

Prérequis 

  • Ce poste requiert une connaissance approfondie du fonctionnement et de l’organisation d’une Direction
  • Bac Professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)

Expérience conseillée 

  • Expérience préalable souhaitée en Direction

Candidature (LM + CV)

Annane Frédérique
Responsabilité :
Directrice de site
Mél. recrutement.jfr@aphp.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

recrutement.jfr@aphp.fr

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adresse postale, téléphone, Fax, courriel, site WEB, offres d'emploi…

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