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Auxiliaire professionnel - profil Assistant de direction H/F

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Réf. 68011/emploitheque Logo : AP-HP Hôpital Tenon
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Assistance Publique Hôpitaux de Paris Hôpital Tenon
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Adjoint administratif)
Corps Catégorie C
Diffusion 04/12/2017
Recrutement Contrat à Durée Déterminée
Région Ile-de-France
Département Paris (75)
AP-HP Hôpital Tenon (75 - Paris)

recrute

Auxiliaire professionnel - profil Assistant de direction H/F

Lieu

AP-HP Hôpital Tenon
4 rue de la Chine
75970 Paris

Descriptif

Le Département Développement RH est composé de 13 personnes : 1 Secrétaire, le service Formation Continue (1 Responsable, 6 assistants de formation, 1 référent technique et statistiques, 1 chargée des relations-école/stages), et d'un service Conseil en Ressources Humaines (2 Conseillières en ressources humaines).

Il est placé sous la responsabilité d'un Attaché d'administration.

Le Département Développement RH porte les projets liés au développement RH individuel (conseil carrière, développement professionnel (formation continue), soutien aux projets de reconversion des personnes en situation de restriction d'aptitude) et collectif (formations collectives, accompagnement au changement et aux mobilité, prévention de l'absentéisme, prévention des risques psycho-sociaux et promotion de la Qualité de Vie au Travail, appui à l'exercice de la fonction managériale).

Missions ponctuelles 

  • > Requêtes dans BI Formation, si nécessaire en l’absence du Référent Technique et Statistiques
  • > aide face à l’ordinateur lorsque la difficulté rencontrée est technique et qu’elle ne peut être réglée que par une personne visualisant l’écran
  • > frappe sur PC sous la dictée de la Responsable Formation lorsque nécessaire (rare)
  • > Accompagnements possibles mais rares vers un lieu de réunion dans l’hôpital Tenon uniquement, sans participation aux réunions (gain de temps notamment en cas de travaux)

9h-16h 4 jours par semaine.

Détails :

Temps partiel : 28h semaine.

Prérequis

Connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique.

Les formations nécessaires (mises en place un peu après la prise de poste) :

  • HR Formation dans ces aspects recherche dans le catalogue et visualisation d’une inscription en formation
  • BI Formation, pour réalisation d’une requête à des fins statistiques en cas de besoins
  • Gestime pour saisie des données nécessaires demandées par la Responsable Formation, manager de son équipe

Répondre aux besoins spécifiques d’un Cadre Supérieur de Santé Responsable Formation du GH, dans le cadre de la compensation d’une situation de handicap au travail liée à une cécité.

  • > Lecture de documents difficilement ou totalement inaccessibles : courriers papier, documents scannés transformés en image, divers schémas, documents importants engageant la responsabilité du GH avant signature dans le parafeur conventions de formation et de stage, devis, bons de commandes, etc…) réponses dans le cadre d’appels d’offres ou de demandes de consultations avant analyses
  • > Description orale ou écrite de schémas, graphiques, tableaux complexes, etc…
  • > Description et complétude de tableaux dans des fichiers Excel ou Word
  • > Mise en page de documents : projets, cahiers des charges, analyses d’offres, notes, courriers, comptes –rendus de réunions, attestations, fiches pédagogiques, etc…
  • > Création, mise en page ou mise à jour de fichiers Excel : suivi du « budget », requêtes BI Formation (outil statistiques), fichier de communication des offres de formation du GH, autres fichiers de suivi
  • > Création et mise en page de présentations PowerPoint pour des réunions et des instances représentatives
  • > Mise en page et mise à jour du plan annuel de formation en format Word, avec maîtrise du sommaire
  • > Recherche sur des sites internet non accessibles aux personnes déficientes visuelles, ou accessibles pour permettre un gain de temps
  • > Recherche rapide dans HR Formation, pour gain de temps
  • > saisie des rendez-vous et réunions dans l’agenda
  • > Saisie des congés de l’équipe, attribués par la Responsable, dans le logiciel Gestime, sans responsabilité de gestion
  • > Création et mise à jour de groupes de contacts dans Outlook
  • > Classement et archivage divers : dossiers versions papier et électronique
  • > Impression et photocopies de documents nécessaires aux réunions

Candidature (LM +CV)

Naima Boukellal Responsable formation du GH
Mél. naima.boukellal@aphp.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

naima.boukellal@aphp.fr

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