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Recrute : Cadre de santé IBODE Temps Plein
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Coordinateur général des secrétariats médicaux H/F

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Réf. 67489/emploitheque Logo : CH Métropole Savoie
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Centre Hospitalier Métropole Savoie
Secteur Santé (Secrétaire / AMA)
Corps Catégorie B
Diffusion 13/11/2017
Recrutement Contrat à Durée indéterminée ou mutation
Région Rhône-Alpes
Département Savoie (73)
CH Métropole Savoie (73 - Savoie)

recrute

Coordinateur général des secrétariats médicaux H/F

Lieu

Site de Chambéry
Place Lucien Biset BP 31125
73011 Chambery

Descriptif

Un poste de Coordinatrice de pôle des secrétariats médicaux à temps plein sera prochainement à pourvoir.

Périmètre du poste :
un ou deux pôles, potentiellement sur site de Chambéry et Aix Les Bains.

Sous l’autorité du Chef de pôle et de la Coordinatrice générale, et en collaboration avec les chefs de services et l’encadrement :

  • - Encadrer l’ensemble des Secrétaires médicales du pôle, gérer et développer les personnels (animation — évaluation — développement des compétences individuelles et collectives)
  • - Piloter la formation technique, veiller à son application
  • - Organiser les activités des secrétariats et les prestations associées, dans le respect des principes de gouvernance des pôles et des principes et référentiels définis au niveau de l’hôpital
  • - Gérer les moyens et les ressources (ressources humaines — outils informatiques), dans une démarche d’efficience
  • - Garantir la qualité de l’accueil des patients et consultants
  • - Anticiper et adapter les horaires d’ouverture des secrétariats et de la réponse téléphonique à l’activité
  • - Évaluer la qualité des prestations effectuées par les secrétariats médicaux comme le délai de frappe et d’envoi des comptes rendus d’hospitalisation, le délai de réponse téléphonique
  • - Participer en tant que représentant des secrétariats médicaux du pôle à l’instruction des différents projets du pôle, à la mise en œuvre des projets validés institutionnellement ainsi qu’aux projets de réorganisation et aux audits
  • - Participer aux travaux visant à améliorer l’ergonomie des postes de travail ou à l’installation de nouveaux postes de travail
  • - Représenter les Secrétaires du pôle auprès des chefs de service et des exécutifs de pôle
  • À ce titre, participer aux bureaux de pôle (fréquence mensuelle)

Management et ressources humaines :

  • Encadrement des équipes
  • Organisation et suivi de l’accueil selon les procédures en vigueur (Agents — stagiaires — nouveaux recrutés)
  • Suivi du dossier administratif des Agents en lien avec la Coordinatrice générale
  • Entretiens d’évaluations, de titularisation, de mise en stage et recensement des besoins de formation selon la procédure de la DRH
  • Élaboration du plan de formation, en intégrant les différents projets (institutionnels — pôles — services) et les besoins individuels - suivi de sa réalisation
  • Suivi et organisation des stages (étudiants — reconversions professionnelles)
  • Rédaction, mise à jour des fiches de poste et des avis de vacance de poste
  • Organisation de la mobilité interne au sein du pôle, dans le respect des effectifs alloués
  • Participation au processus de recrutement, en lien avec la Coordinatrice générale, la DRH et le corps médical
  • Alerte de la Coordinatrice générale en cas de difficulté ponctuelle (personnels — outils — fonctionnement) et propositions de solutions et plans d’action
  • Gestion des absences sur le périmètre des pôles (mutualisation ou renforts ponctuels)
  • Organisation et efficience des secrétariats médicaux :
  • Contrôle et appui sur la planification des activités et l’élaboration des plannings (gestion du temps de travail — des cycles — continuité de service — prise de congés) dans une optique d’optimisation des organisations (horaires d’ouverture calés sur les flux patients notamment)
  • Analyse des processus de travail des secrétariats sur le terrain, traitement des dysfonctionnements le cas échéant par la mise en place de fonctionnements adaptés
  • Contrôle et suivi de la qualité / conformité des prestations assurées par les secrétariats, notamment via des investigations sur le terrain et le suivi d’indicateur
  • Participation avec la Coordinatrice générale à la définition de procédures et modes opératoires généraux, dans une optique notamment d’harmonisation des pratiques professionnelles au sein de l’établissement (accueil téléphonique — horaires d’ouverture — tenue du dossier médical…)
  • Mise en place de procédures et de modes opératoires spécifiques au sein du pôle le cas échéant
  • Recensement des besoins d’évolution des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité, appui au paramétrage
  • Organisation et suivi opérationnel des activités/projets ayant des impacts sur les secrétariats, notamment prise en charge de nouvelles activités médicales
  • Participation, avec la Coordinatrice générale, à la définition d’indicateurs pour améliorer l’efficience des secrétariats médicaux, mise en œuvre et suivi de ces indicateurs
  • Analyse critique du dimensionnement des secrétariats de son périmètre, dans une optique de répartition équitable des ressources / activité, demandes de renfort objectivées
  • Élaboration et rédaction de rapports d’activité
  • Missions transversales :
  • Participer aux différents projets (institutionnels — pôle — services…) et groupes de travail ayant des impacts sur les secrétariats de son périmètre, piloter les impacts de ces projets sur les secrétariats
  • Veiller à l’application des règles juridiques (confidentialité — droits des patients…)

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques (Agiletime, Cdr et carte CPS nominative – Convergence, Pastel, Carene, Crossway, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des applications métiers citées, capacité d’adaptation aux évolutions techniques
Compétences relationnelles :

  • Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
  • Capacité d’écoute
  • Compétences d’encadrement :
    management, évaluation, animation, capacité à impulser une dynamique positive aux équipes
  • Discernement, tact et diplomatie
  • Capacité à arbitrer, décider

Compétences organisationnelles :

  • Déterminer les priorités pour planifier et organiser
  • Savoir analyser les organisations et proposer des actions d’amélioration
  • Savoir analyser la charge de travail
  • Capacité à mobiliser sur un objectif et à faire interagir différents métiers/acteurs

Niveau Bac + 2 minimum.

Candidature (LM + CV) / renseignements

Mme la Directrice des Ressources Humaines
Mél. drh@ch-metropole-savoie.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

drh@ch-metropole-savoie.fr

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