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Recrutement public
Offre d'emploi
Recrute : Responsable du service informatique du GHTOA
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Responsable du secrétariat de la direction du groupe hospitalier H/F

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Réf. 63663/emploitheque Logo : AP-HP Hôpital Avicenne/HU Paris Seine-Saint-Denis
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Assistance Publique Hôpitaux de Paris Hôpital Avicenne/Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis
Secteur Administration Générale - Direction - DGS (Directeur)
Corps Catégorie A
Diffusion 29/05/2017
Recrutement Contrat à Durée Déterminée, Contrat à Durée indéterminée, détachement ou mutation
Région Ile-de-France
Département Seine Saint Denis (93)
AP-HP Hôpital Avicenne/HU Paris Seine-Saint-Denis (93 - Seine Saint Denis)

recrute

Responsable du secrétariat de la direction du groupe hospitalier H/F

Lieu

Hôpital Avicenne
Hôpitaux Universitaires Paris Seine-Saint-Denis
125 rue de Stalingrad
93000 Bobigny

Descriptif

Assurer la chefferie du secrétariat de la direction du groupe hospitalier, sous l’autorité du Directeur et de son Adjoint.

Missions générales auprès du Directeur du groupe hospitalier et de son Adjoint :

  • Assistance dans l’ensemble de leurs missions
  • Gestion des agendas
  • Suivi des courriers à direction du groupe, de la distribution et de la gestion des réponses
  • Préparation des dossiers en relation avec les responsables et chefs de services et les partenaires extérieurs
  • Traitement des affaires particulières (RDV — interventions)
  • Veille sur les dossiers
  • Gestion des réunions à l’initiative du Directeur du groupe
  • Gestion de l’organisation et du suivi des déplacements des autorités et personnalités, et de l’organisation des cérémonies officielles et réceptions, pour le compte du Directeur du groupe, en lien avec la direction de la communication
  • Management du secrétariat, sous l’autorité du Directeur du groupe et de son Adjoint, qui a pour missions :
  • Accueil des personnes
  • Gestion des stocks de produits et de matériels nécessaires à l’activité
  • Organisation de réunions, visites, conférences, événements, instances et commissions spécialisées
  • Frappe et mise en forme de document
  • Prise de RDV et gestion des agendas
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
  • Reproduction et diffusion de documents
  • Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement — tri — traitement — diffusion — archivage)
  • Gestion du planning des gardes de direction
  • Gestion des congés des membres de l’équipe de direction
  • Publication des arrêtés

Compétences

Savoir faire requis :

  • Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’environnement institutionnel des établissements publics de santé
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
  • Utiliser les outils bureautiques / technologie d’information et de communication

Formation requise : Assistant(e) de direction ou management des établissements de santé.

Qualités requises

  • Discrétion
  • Loyauté
  • Diplomatie
  • Rigueur, dynamisme, excellent relationnel, communication
  • Autonomie, organisation du travail
  • Disponibilité
  • Capacité à gérer les pics d’activité
  • Capacité d’adaptation

Expérience conseillée

Ancienneté sur un poste similaire indispensable.

Candidature (LM + CV)

Hadrien Scheibert
Directeur des ressources humaines
Groupe hospitalier « Hôpitaux universitaires
Tél. 01 48 95 59 20
Mél. hadrien.scheibert@aphp.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

hadrien.scheibert@aphp.fr

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