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Recrute : Hépato-gastro-entérologue
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
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Responsable du service central des archives médicales (service de gestion des dossiers médicaux : SGDM) H/F

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Réf. 61685/emploitheque Logo : AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière Charles Foix
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Assistance Publique Hôpitaux de Paris Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière Charles Foix
Secteur Santé (Cadre)
Corps Catégorie A
Diffusion 22/03/2017
Recrutement Détachement ou mutation
Région Ile-de-France
Département Paris (75)
AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière Charles Foix (75 - Paris)

recrute

Responsable du service central des archives médicales (service de gestion des dossiers médicaux : SGDM) H/F

Lieu

AP-HP Hôpital Universitaire Pitié Salpêtrière
47 83 boulevard de l'Hôpital
75651 Paris

Présentation de la structure 

Les Hôpitaux Universitaires Pitié-Salpêtrière - Charles Foix sont structurés en 11 pôles médicaux répartis sur 2 sites.

L’établissement Pitié Salpêtrière compte environ 1500 lits et couvre l’ensemble des disciplines médicales, chirurgicales et médico techniques (10 pôles).

Le site Charles Foix est un établissement à orientation gériatrique.

Le GH passera sa visite de certification V2014 en novembre 2017.

Présentation de la direction qualité, gestion des risques et relations avec les usagers 

La direction qualité, gestion des risques et relations avec les usagers des Hôpitaux Universitaires Pitié Salpêtrière Charles Foix comprend différents secteurs : Qualité, Gestion des Risques, Organisation, Relations avec les Usagers, Archives médicales, Service Social Hospitalier, Standard et accueils, Chambre mortuaire, Radioprotection.

Le poste à pourvoir est pour l’ensemble de l’établissement (2 sites).

Présentation du sgdm 

  • Site Pitié-Salpêtrière : 35 équivalents temps plein Agents, dont une adjointe
  • Site Cfx : 2 Agents

Le SGDM est réparti dans plusieurs locaux.

Certains services cliniques ont des locaux d’archives, certains sont entièrement gérés par le SGDM.

Profil du responsable du SGDM : Cadre supérieur ou cadre de soins, technique ou administratif.

Conditions d’exercice

  • Activité basée sur le site de Pitié Salpêtrière, périmètre d’intervention sur les 2 sites
  • Repos fixes les samedi-dimanches
  • Plage d’ouverture du service : 8h00 – 18h00

Position dans la structure 

  • Liaisons hiérarchiques : Directeur du GH - Directeur de la qualité, de la gestion des risques et des relations avec les usagers
  • •Liaisons fonctionnelles :
  • Ensemble des services cliniques, autres membres de la direction qualité – gestion des risques – relation des usagers
  • Service central des archives de l’AP-HP
  • Prestataire d’externalisation des dossiers

Missions générales 

Planifier, organiser et piloter les activités et moyens concernant l’archivage en animant une équipe de professionnels et en veillant à l’efficacité et la qualité des prestations fournies, dans le respect de la politique d’archivage définie en concertation avec les acteurs et de la réglementation.

Missions permanentes 

  • Concevoir et organiser le circuit de l’archivage, les conditions de conservation et la communication des archives : mise en place ou réactualisation des procédures…
  • Accompagner la politique du groupe hospitalier en matière de gestion des archives médicales en :
  • Poursuivant le transfert des archives autonomes sous la responsabilité SGDM
  • Réorganisant spatialement le stockage des archives et en mettant en place une externalisation massive des archives passives
  • En harmonisant les pratiques sur les deux sites du groupe hospitalier tout en respectant leurs particularités
  • Gérer les emplois et les compétences : encadrement et animation de l’équipe, valorisation et développement des compétences, formation professionnelle des Agents et de stagiaires, gestion des risques professionnels
  • Gérer les moyens et les ressources techniques, financières, humaines et informationnelles
  • Organiser la collecte des fonds d’archives et les locaux d’archivage
  • Organiser et assurer le suivi opérationnel des activités par rapport aux projets en coordination avec les interlocuteurs internes et externes
  • Promouvoir les réalisations des projets spécifiques
  • Assurer la veille juridique, réglementaire et normative dans le domaine d’activité de l’archivage
  • Assurer la communication des documents qualité (procédures — modes opératoires…) par tous les moyens à disposition : réunions, mails, logiciel de gestion documentaire interne (Sqweb)
  • Apporter une aide à la formalisation ou l’actualisation des procédures internes des services cliniques détenant des locaux d’archives
-

Missions spécifiques (non exhaustive)

  • Participer aux audits liés aux dossiers médicaux et à la certification HAS
  • Participer à des projets qualité transversaux en lien avec les responsables qualité, gestion des risques et relations avec les usagers
  • Participer aux rencontres organisées par le service central des archives de l’AP-HP
  • Mettre en place les modalités spécifiques de gestion des dossiers médicaux lors du déploiement du logiciel de gestion de l’identité patient AP-HP prévu en février 2017 (Orbis)

Connaissances particulières

  • Gestion des archives (classement — archivage — droits des patients)
  • Encadrement d’une équipe et de management
  • Gestion administrative, économique et financière
  • Mise en place et déploiement de projets (stratégie — organisation et conduite du changement)
  • Maîtrise des outils informatiques et plus particulièrement du logiciel de gestion de l’archivage GDM

Qualités requises

  • Rigueur et méthode dans le suivi des actions
  • Pédagogie, diplomatie, sens du relationnel
  • Disponibilité et capacité de prise d'initiative
  • Savoir rendre compte

Prérequis

  • Expérience dans les techniques archivistiques et de l’informatique spécialisée souhaitée
  • Connaissance des techniques de management et d’encadrement d’une équipe
  • Expérience et connaissance des techniques de conduite de projet et de communication

Risques professionnels

Manutention : matériel ergonomique.

Candidature (LM + CV)

Agnès Petit
Directrice de la Qualité
De la Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers
Mél. myriam.regulier@aphp.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

myriam.regulier@aphp.fr

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