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Assistant de direction H/F

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Réf. 77967/emploitheque Logo : CH de Rodez
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Centre Hospitalier de Rodez
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Adjoint administratif)
Corps Catégorie C
Diffusion 06/03/2019
Recrutement Contrat à Durée Déterminée, détachement ou mutation
Région Midi-Pyrénées
Département Aveyron (12)
CH de Rodez (12 - Aveyron)

recrute

Assistant de direction H/F

Lieu

Hôpital Jacques Puel
Avenue de l'Hôpital
12027 Rodez

Descriptif

Dans le cadre d’une création de poste, le Centre Hospitalier de Rodez recherche un Assistant de Direction (H/F).

Informations générales

Définition :

Assurer les tâches administratives d’exécution.

Organiser la réception, le traitement et la circulation des informations liées aux services ou aux suivis des dossiers.

Spécificités :

A) Poste transversal sur trois Directions fonctionnelles :

  • Direction des opérations, de la performance et du système d’information
  • Direction des finances, des autorisations et de la contractualisation
  • Direction de la qualité, de la communication, des coopérations, des droits des patients, de la recherche clinique, de la politique de santé publique

B) Assurer le secrétariat de la Direction générale en l’absence de l’Assistante du Directeur.

Prérequis :

  • Connaissances : techniques de bureautique, informatiques (Word — Excel — Power Point) et internet
  • Qualités professionnelles : rigueur, autonomie, méthode et organisation, coordination des tâches, sens de l’écoute et du dialogue, dynamisme, discrétion et devoir de confidentialité, diplomatie, neutralité, adaptabilité et disponibilité

Activités

  • Accueil et information du public (professionnels — partenaires — institutionnels — patients — usagers — et cetera)
  • Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
  • Prise de rendez-vous / gestion des agendas
  • Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement — tri — traitement — diffusion — archivage)
  • Prise de notes, frappe, mise en forme de documents
  • Organisation de réunions, expositions, événements : coordination, préparation, organisation logistique
  • Organisation des déplacements des Directeurs
  • Élaboration, reproduction et diffusion de documents, de dossiers
  • Assister le responsable dans l’organisation du travail

Savoir-faire

Accueillir et orienter :

  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
  • Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
  • Organiser et classer les données, les informations et autres documents de diverses natures
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire
  • Utiliser les outils bureautiques et internet

Informations complementaires

Relations professionnelles les plus fréquentes :

  • Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations
  • Partenaires et institutionnels pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations
  • Usagers pour la transmission d'informations

Nature et niveau de formation pour exercer le métier :

  • BTS Assistant de Direction
  • BTS Assistant de gestion PME-PMI
  • Liens hiérarchiques : le Directeur Général, les Directeurs fonctionnels et l’Assistante du Cabinet du Directeur de l’établissement
  • Liens fonctionnels : personnel des services inhérents et secrétariats des autres Directions fonctionnelles
  • Conditions d’exercice : temps complet à 38h
  • Type de contrat : CDD de 6 mois
  • Lieu d’exercice : Centre Hospitalier Jacques Puel à Rodez

Candidature (LM +CV)

Secrétariat de la Direction des Ressources Humaines :
Mél. drh@ch-rodez.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

drh@ch-rodez.fr

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