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Recrutement public
Offre d'emploi
Recrute : Gériatre
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Secrétaire IFSI H/F

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Réf. 70419/emploitheque Logo : GPSPV - Direction Commune CHSA / EPS Maison-Blanche
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Groupe Public de Santé de Perray-Vaucluse - Direction Commune Centre Hospitalier Sainte-Anne / Établissement Public de Santé Maison-Blanche
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Adjoint administratif)
Corps Catégorie C
Diffusion 15/02/2018
Recrutement Contrat à Durée Déterminée
Région Ile-de-France
Département Essonne (91)
GPSPV - Direction Commune CHSA / EPS Maison-Blanche (75 - Paris)

recrute

Secrétaire IFSI H/F

Lieu

Institut de Formation en Soins Infirmiers
BP 13
91360 Épinay-sur-Orge

Descriptif

Service : Institut de Formation en Soins Infirmiers.

Intitule du poste 

  • Fonction : secrétariat de l’IFSI
  • Grade : Adjoint Administratif

Position dans la structure :

Liaisons hiérarchiques :

  • Direction de l’institut de formation

Liaisons fonctionnelles :

  • Cadres de santé
  • Documentaliste
  • Secrétaires
  • Tous partenaires internes et externes

Horaires de travail :

  • Du lundi au vendredi – Horaires variables entre 8h30 et 17h30
  • Congés en fonction de la présence des étudiants à l’IFSI (15 jours en décembre — 15 jours au printemps — 3 semaines entre juillet et août)

Mission du poste 

  • Organiser et coordonner pour la direction de l’IFSI, la transmission et la rédaction des informations de l’organisme de formation
  • Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique et financier de l’IFSI en interne et externe

Activités principales 

  • Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat
  • Organisation et participation aux épreuves de sélection d’entrée en IFSI
  • Organisation et coordination des journées de pré rentrées des étudiants et des portes ouvertes
  • Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels
  • Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants
  • Élaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants (pôle emploi — conseil régional — bourses…), communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction de l’IFSI
  • Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des conseils pédagogiques : préparation des documents
  • Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions, en l‘absence des autres Adjoints administratifs
  • Participation au Conseil de la Vie Étudiante
  • Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
  • Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional — ARSDRJSCS et autre)
  • Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI
  • Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques à l’IFSI
  • Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi
  • Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
  • Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site informatique de l’IFSI (mise à jour internet et intranet)

Activités spécifiques 

  • Participer à l’accueil des étudiants et des intervenants
  • Intervenir auprès des étudiants pour toutes informations relatives à son domaine de compétence
  • Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve

Compétences requises 

Formation et/ou qualification :

  • Agent Administratif : secrétariat
  • Maîtrise des outils bureautique (Word — Excel — Power Point — Outlook Express…)
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Utilisation logiciel logifsi

Qualités requises 

  • Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques
  • Réactivité, créativité, suggestion
  • Sens de l’organisation
  • Disponibilité, sens des relations humaines
  • Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées
  • Réserve professionnelle (confidentialité de certains dossiers)

Candidature (LM +CV)

Madame Christine Schlosser
Adjointe au Directeur de l'IFSI
Mél. recrutement@gpspv.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

recrutement@gpspv.fr

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