Adjoint Administratif H/F

CH de Carcassonne (11 - Aude)

recrute

Adjoint Administratif H/F

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Quotité de temps de travail : 100%
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Descriptif

Missions du poste :

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du pôle, prioriser et coordonner la diffusion des informations au sein du pôle
• Accueil physique et téléphonique du pôle
• Gestion de l’agenda du Directeur du pôle et des chefs de service :
• Gestion de réservation de salles de réunion et du matériel bureautique (vidéoprojecteur — ordinateur portable…)
• Gestion du courrier des finances, du bureau des entrées : Enregistrement, traitement, copies et diffusion dans les services, classement dans chrono arrivée, archivage
• Rédaction, mise en forme et frappe de courriers, participation et prise de note aux réunions à la demande du Directeur du pôle
• Gestion et archivages des dossiers et documents du Directeur du pôle
• Gestion des documents budgétaires et financiers :
  • Constitution des dossiers papiers à adresser aux différentes tutelles et en lien avec les différents services
  • À partir de la note financière préparation du diaporama (support de présentation des différentes instances), et diffusion aux secrétariats en charges des instances
  • Préparation à partir d’une trame établie des décisions du Directeur et des délibérations du conseil de surveillance sur le volet budgétaire et financier
  • Diffusion du retour aux services concernés et assure la veille documentaire pour les différentes instances
• Gestion et coordination des relations des différents services avec les commissaires aux comptes dans le cadre de l’audit annuel des comptes de l’établissement

Lors de l’absence du secrétariat en charge de l’information médicale (congés et/ou à la fin de son temps de travail) :

• Gestion de la communication des dossiers médicaux pour les patients
• Réception du courrier arrivée et diffusion
• Gestion des réquisitions (vérification — signature — coordination avec le service concerné par la réquisition et transmission des résultats aux forces de l’ordre)

Activités principales

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du pôle, prioriser et coordonner la diffusion des informations au sein du pôle
• Accueil physique et téléphonique du pôle
• Gestion de l’agenda du Directeur du pôle et des chefs de service :
• Gestion de réservation de salles de réunion et du matériel bureautique (vidéoprojecteur — ordinateur portable…)
• Gestion du courrier des finances, du bureau des entrées : Enregistrement, traitement, copies et diffusion dans les services, classement dans chrono arrivée, archivage
• Rédaction, mise en forme et frappe de courriers, participation et prise de note aux réunions à la demande du Directeur du pôle
• Gestion et archivages des dossiers et documents du Directeur du pôle
• Gestion des documents budgétaires et financiers :
• Gestion et coordination des relations des différents services avec les commissaires aux comptes
• Gestion et coordination des relations des différents services avec les commissaires aux comptes dans le cadre de l’audit annuel des comptes de l’établissement

Activités annexes :

Lors de l’absence du secrétariat en charge de l’information médicale (congés et/ou à la fin de son temps de travail) :

• Gestion de la communication des dossiers médicaux pour les patients
• Réception du courrier arrivée et diffusion
• Gestion des réquisitions (vérification — signature — coordination avec le service concerné par la réquisition et transmission des résultats aux forces de l’ordre)

Candidature (LM +CV)

Envoyer Curriculum Vitæ et LM :
Mél. offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

Adresse postale :

Madame Prot DRH
Centre hospitalier
1060 chemin de la Madeleine
11010 Carcassonne cedex

Adressez directement votre candidature par courriel :

offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

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