Adjoint administratif à mi-temps H/F

CH de Carcassonne (11 - Aude)

recrute

Adjoint administratif à mi-temps H/F

Descriptif

Prérequis obligatoires :

• Bonne connaissance de la bureautique
• Baccalaureat

Prérequis souhaités :

• Expérience antérieures souhaitée dans le secrétariat de direction, la qualité, gestion des risques ou dans le domaine de la santé

Définition du poste 

Principales missions du secrétariat du Pôle Qualité, Gestion des Risques :

• Assurer le secrétariat de la Direction Qualité - Gestion des Risques
• Appui administratif sur la gestion des risques et tableaux de suivi
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion du courrier réceptionné par la cellule QGDR
• Gestion de la formalisation des travaux réalisés par la cellule QGDR
• Frappe des comptes rendus des instances à la demande de la responsable et de la direction QGDR
• Tableau de bord du suivi des actions du service QGDR en lien avec les instances
• En interaction avec l’assistante de direction de la direction des soins Infirmiers

Profil général 

• Maîtrise obligatoire des logiciels informatiques :
  • Word
  • Excel (tableaux
  • Graphiques
  • Formules
  • Powerpoint
  • Outlook
• Notions sur les tableaux croisés dynamiques dans Excel
• Notion de démarche qualité

Missions principales

Appui administratif à la gestion des dossiers QGDR

• Suivi des tableaux de bords Qualité
• Réalisation et frappe des comptes rendus des instances à la demande de la responsable et de la direction QGDR
• Tableaux de bord informatique des indicateurs, du PAQSS du service : réalisation et suivi
• Prise de messages pour les membres de la cellule QGDR
• Réceptionne et distribue les courriers extérieurs
• Gestion des audits demandés par la responsable, analyse et transmission aux membres de la cellule
• Gestion du courrier (réception — classement — transmission — envoi — …)
• Mise en forme des courriers, rapports et dossiers divers
• Gestion des appels téléphoniques
• Gestion des rendez-vous
• Organisation et préparation des réunions

Gestion administrative du système documentaire

• En lien avec un Assistant QGDRC,
  • Appui administratif sur la mise en forme et renseignement des documents, et sur le circuit de signature des documents

Participation à la gestion administrative des Questionnaires de satisfaction

• En complémentarité avec un Assistant QGDRC,
  • Réception et enregistrement des questionnaires de satisfaction dans le logiciel Sphinx
  • Réalisation des audits généraux sur Sphinx

Missions annexes

• Participation à la gestion administrative des Fiches d’Evénements Indésirables (FEI)
• En complémentarité avec un Assistant QGDRC,
  • Réception et mise à jour du tableau de bord des FEI
  • Envoi des accusés
  • Réceptions et des FEI aux destinataires
• Exploiter des tableaux sur demande (synthèses — graphiques — présentations PowerPoint)
• Envoi des comptes rendus rédigés par les membres de la cellule
• Toutes tâches jugées nécessaires par les Directeurs de la Qualité – Gestion des Risques

Candidature (LM +CV)

Envoyer Curriculum Vitæ et LM :
Mél. offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

Adresse postale :

Madame Prot
DRH
Centre Hospitalier 1060 chemin de la madeleine
11010 Carcassonne cedex

Adressez directement votre candidature par courriel :

offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

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