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Recrutement public
Offre d'emploi
Recrute : Gériatre
Grilles indiciaires de la fonction publique : État| Hospitalière| Territoriale
Solde, Émoluments, Traitements des : Militaires| Médecins| Élus…

Assistante de direction H/F

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Réf. 73609/emploitheque Logo : GH de la région de Mulhouse et Sud Alsace
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Groupe Hospitalier de la région de Mulhouse et Sud Alsace
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Adjoint administratif, Secrétaire / AMA)
Corps Catégorie C
Diffusion 31/07/2018
Recrutement Contrat à Durée indéterminée ou mutation
Région Alsace
Département Haut Rhin (68)
GH de la région de Mulhouse et Sud Alsace (68 - Haut Rhin)

recrute

Assistante de direction H/F

Lieu

Centre Hospitalier de Mulhouse site du Hasenrain
87 avenue d'altkirch BP 1070
68051 Mulhouse

Descriptif

  • Secrétariat du president de la commission médicale d'établissement, au bureau des affaires médicales
  • Poste à pourvoir par voie contractuelle ou mutation
  • BTS Assistant de direction
  • 5 ans minimum d'expérience dans le métier exigé - connaissance du milieu sanitaire souhaité

1/ Activités principales :

  • Gestion de l’agenda électronique du Président + tenue d’un éphéméride
  • Gestion des mails du président + archivage
  • Organisation des RDV de recrutement médical, en lien direct avec la Copem et la Directrice des affaires médicales
  • Accueil physique et téléphonique de candidats + préparation des dossiers
  • Préparation des réunions (bureau de la CME — conseil de surveillance — directoire — conseil de direction — conférence nationale et régionale des Présidents de CME de CH — réunion ARSFHF…)
  • Éditions de documents, reliure, classement et archivage
  • Mise à jour de la composition des commissions
  • Courriers : avis de nomination, attestations, invitations, comptes rendus de réunions…
  • Organisation des déplacements du Président : réservation hôtel, train, taxi, préparation des dossiers, élaboration des états de frais de déplacements
  • GT Med : tenue du planning du Président (déplacements — congés…)

Participation mensuelle à l’organisation de la Commission :

  • Élaboration des invitations, diffusion des invitations et des ordres du jour aux différents membres de la commission + diffusion intranet
  • Gestion des tableaux de présence/absences (données à fins statistiques en fin d’année civile)
  • Élaboration des bulletins de vote
  • Mise en place de la salle CME (site Émile Muller) : ouverture de la salle, installations des diaporamas des intervenants sur PC
  • Préparation des dossiers de la CME (Président + Directrice des affaires médicales)
  • Élaboration de la trame du PV de la CME, corrections et mise en forme des PV, édition et diffusion des PV et des pièces annexes
  • Tenue et mise à jour des listes de diffusion outlook des membres de la CME (cme Médecins-cme membres consultatifs)
  • Élections liées à la Présidence de la CME
  • Élaboration de tableaux Excel et suivi des données pour les commissions d’adéquation des internes (en lien avec le Chef de bureau et l’ARS)
  • Élaboration de divers diaporamas sous PowerPoint

2/ Activités concernant les affaires médicales :

  • Tenue et mise à jour des listes de distribution outlook (DMP et chefs de services — PH et PH chefs — Médecins contractuels — assistants — attachés — DAM)
  • Tâches ponctuelles confiées par le Chef de bureau des affaires médicales
  • Commandes fournitures de bureau, enveloppes, papier, imprimés
  • Participation aux réunions de service

Compétences 

  • Capacité à intégrer les outils de gestion utilisés par le service
  • Bonne maîtrise de l'outil bureautique (Word — Excel — Powerpoint)
  • Excellente maîtrise d'Outlook, mails et particulièrement le calendrier
  • Capacité à intégrer les statuts des personnels médicaux
  • Intérêt pour les données quantitatives, sens de l’analyse
  • Capacité à situer son activité dans des organisations complexes
  • Sens des relations interpersonnelles
  • Capacité d’anticipation
  • Respect des délais, rigueur dans l’exécution, organisation et esprit d’initiative
  • Capacité à gérer les dossiers sur la durée
  • Savoir rendre compte

Candidature (LM +CV)

Personne à :
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Mél. drh-recrutement@ghrmsa.fr

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drh-recrutement@ghrmsa.fr

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