Responsable des secrétariats médicaux H/F

CH de Carcassonne (11 - Aude)

recrute

Responsable des secrétariats médicaux H/F

Descriptif

• Poste à temps plein
• Diplômes requis : Bac + 2

Avec l’appui des Secrétaires médicales coordonnatrices de pôles, piloter, organiser et coordonner l’activité de l’ensemble des secrétariats médicaux de l’établissement, dans les domaines suivants :

• Management des ressources humaines :
  • Adaptation des effectifs (besoin — maquette — gestion des postes à pourvoir — tableaux de service — suivi des effectifs — gestion de l’absentéisme)
  • Recrutement (fiches de postes — entretiens)
  • Accueil (ouverture des droits)
  • Intégration
  • Planning et gestion du temps de travail
  • Évaluation des besoins de formation continue
  • Évaluation
  • Déroulement des carrières (y compris mobilité — temps partiels — réintégration)
  • Médiation-gestion des conflits
  • Supervision de la gestion des stagiaires
  • Coordination d’une ou plusieurs équipes en direct le cas échéant (coordination des secrétariats du pôle médico-technique : une discussion est en cours sur une responsabilité fonctionnelle confiée à l’encadrement du pôle en maintenant la liaison hiérarchique à la DRH)
• Management des ressources matérielles :
  • Référente Voxt
  • Ouvertures des droits des Agents
  • Gestion du matériel pour les Praticiens et les AMA
  • Gestion de l’application SMS
  • Déploiement du logiciel de gestion des appels
  • Supervision de la formation aux nouvelles fonctionnalités des logiciels
  • Gestion des stocks (casques — pédales)
  • Fournitures
  • Matériels informatiques
• Management de la qualité :
  • Évaluation de la satisfaction des usagers et des partenaires interneset externes (traitement des doléances/évènements indésirables et mesures correctives)
  • Suivi des indicateurs d’activité et de performances des secrétariats
  • Mise en place d’actions d’optimisation)
  • Exhaustivité de l’activité en lien avec le bureau des entrées (tableaux de bord — contentieux — rejets — erreurs) mise en place du plan de continuité d’activité (dysfonctionnement informatique — encombrement des lignes téléphoniques — …)
  • Accompagnement des bonnes pratiques professionnelles (traçabilité de production des documents — du circuit clinique — harmonisation des pratiques…)
  • Participation à la cellule d’identito-vigilance
  • Participation aux groupes de travail qualité institutionnels dans son champs de compétences (auto évaluation — certification…)
• Management de l’organisation :
  • Adaptation des méthodes et des outils aux besoins de L’institution et des patients (conduite d’audit type ANAP — définition des procédures — évaluation des besoins et mise en œuvre d’organisations adaptées — construction d’outil de pilotage et tableau de bord)
  • Collaborer à tout projet institutionnel ayant un impact sur l’ organisation des secrétariats médicaux (évolution du plateau mutualisé de consultations par exemple)
  • Mettre toute action de communication en lien avec son domaine en coordination avec la chargée de communication
  • Collaborer à toute action de formation ou d’information auprès des professionnels dans les domaine touchant le secrétariat médical

• Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif)
• Expérience exigée en gestion, animation d’équipe et/ou encadrement
• Compétence en conduite de projet souhaitée

Candidature (LM +CV)

Envoyer Curriculum Vitæ et LM :
Mél. offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

Adresse postale :

Madame Prot
DRH
Centre Hospitalier
1060 chemin de la Madeleine
11010 Carcassonne cedex

Adressez directement votre candidature par courriel :

offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

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