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Recrutement public
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Secrétaire administrative IFSI H/F

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Réf. 80873/emploitheque Logo : CH de Carcassonne
Établissement Centre Hospitalier de Carcassonne
Secteur Administratif - Rédacteur - Secrétariat (Secrétaire / AMA, Adjoint administratif)
Corps Catégorie C
Diffusion 13/08/2021
Recrutement Contrat à Durée Déterminée, détachement ou mutation
Région Languedoc-Roussillon
Département Aude (11)
CH de Carcassonne (11 - Aude)

recrute

Secrétaire administrative IFSI H/F

Descriptif

Description synthétique du poste :

Sous la responsabilité de la Directrice de l’IFSI/IFAS et du cadre administratif, la Secrétaire contribue au fonctionnement général de l’institut de formation dans le domaine administratif et relationnel : elle assure le secrétariat pédagogique de la formation en soins Infirmiers / formation des Aides-soignants.

Elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’institut de formation, et à la gestion de la formation des promotions d’étudiants et d’élèves selon l’organisation définie.

La Secrétaire garantit une formation de qualité dans le respect de l’autre, dans le respect des textes réglementaires, dans le respect des ressources liées à l’environnement, dans un esprit de transparence et d’humanisme.

Elle concourt au développement d’une image positive de l’institut de formation.

La Secrétaire contribue à l’amélioration continue de la qualité du dispositif de formation et s’inscrit dans la démarche de certification de l’IFSI-IFAS.

Prérequis 

  • Diplômes obligatoires pour accéder au métier
  • Secrétaire
  • Gestion relation clients

Particularité du poste

  • Polyvalence des activités sur les trois postes secrétariat

Relations professionnelles

Hiérarchique :

  • Directeur de l’IFSI
  • DRH CHC
  • Cadre supérieur IFSI

Fonctionnelle :

  • Ensemble de l’équipe pédagogique
  • Documentaliste
  • Étudiants des 4 promotions

Savoir - faire requis

  • Informatique
  • Gestion de courriers
  • Dossiers administratifs et pédagogiques
  • Gestion relation clients extérieurs et étudiants
  • Connaissance des processus qualité

Activités du poste 

Activités institutionnelles :

  • Suivi et gestion des processus administratifs
  • Mise en forme de tous documents administratifs et pédagogiques
  • Accueil de qualité du public et réception des appels téléphoniques
  • Orientation des appels téléphoniques (et courriels), noter et transmettre les messages
  • Délivrer des renseignements fiables et adaptés
  • Prise de rendez-vous et transmissions à la direction en créant des invitations dans l’agenda Outlook
  • Assurer la continuité du secrétariat
  • Classement et archivage des documents
  • Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence
  • Assurer une fonction de suppléant de régisseur de recettes
  • Gestion des stocks des fournitures administratives et bureautiques
  • Saisie de données pour la réalisation de statistiques ou d’enquêtes (Conseil Régional — ARS — Ministère…)
  • Organisation et gestion des archives
  • Recherche de sources de financement dans le cadre de la taxe d’apprentissage, en assurer son suivi
  • Traitement et suivi administratif des dossiers de demande de formation continue (conventions — attestation de fin de formation…)
  • Remplacement sur les missions d’une autre Secrétaire en cas d’absence prévue ou imprévue ou en cas de surcharge de travail
  • Participation à la surveillance du concours d’entrée et à l’organisation des épreuves orales du concours d’entrée

Connaissances

  • Word
  • Excel
  • Power Point
  • Informatique et appétence pour les logiciels métiers

Candidature (LM +CV)

Envoyer Curriculum Vitæ et LM :
Mél. offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

Adresse postale :

Madame Prot
DRH
Centre Hospitalier
1060 chemin de la Madeleine
11010 Carcassonne cedex

Adressez directement votre candidature par courriel :

offredemploi.drh@ch-carcassonne.fr

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