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Secrétaire du Directeur des ressources humaines H/F

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Réf. 78785/emploitheque Logo : AP-HP GH Saint-Louis, Lariboisière, Fernand-Widal
Partenaire FHF Emploi secteur santé
Établissement Assistance Publique Hôpitaux de Paris Groupe Hospitalier Saint-Lôuis, Lariboisière, Fernand-Widal
Secteur Ressources Humaines (Gestionnaire paie / Gestionnaire RH, Adjoint administratif, Secrétaire / AMA)
Corps Catégorie C
Diffusion 05/04/2019
Recrutement Contrat à Durée indéterminée
Région Ile-de-France
Département Paris (75)
AP-HP GH Saint-Lôuis, Lariboisière, Fernand-Widal (75 - Paris)

recrute

Secrétaire du Directeur des ressources humaines H/F

Lieu

AP-HP Groupe hospitalier Lariboisière
Fernand-Widal
2 rue Ambroise Paré
75475 Paris

Identification du poste

  • Poste à pourvoir au : 02 mai 2019
  • Fonction : Secrétaire du Directeur des ressources humaines

Grade :

  • Secrétaire médicale
  • Adjoint administratif

Position dans la structure 

• Liaisons hiérarchiques :

  • Principalement : Directeur des ressources humaines
  • Secondairement : Chef du personnel et directrices des soins

• Liaisons fonctionnelles :

  • Ensemble de l’équipe de la DRH (Lariboisière Fernand-Widal et Saint-Lôuis)
  • Directeur des soins
  • Équipe de Direction et leurs secrétariats
  • Ensemble des Médecins et des cadres de santé de l’établissement et leurs secrétariats
  • Exécutifs des pôles (chefs de pôles — cadres administratifs et paramédicaux de pôles)

Présentation du service et de l'équipe :

  • Le Directeur des ressources humaines
  • Le Chef du personnel
  • Un responsable du bureau gestion-paie
  • Une conseillère en ressources humaines
  • Un Conseiller en Prévention des Risques Professionnels
  • Une équipe gestion – paie constituée de 10 Gestionnaires
  • Un Agent chargé des accidents de travail, maladies professionnelles
  • Un bureau de gestime : 1 Agent
  • Un bureau cellule d’analyse de gestion et des effectifs (CAGE) : 2 Agents
  • Une chargée des activités sociales
  • Un secrétariat mutualisé entre la DRH, le Chef du personnel et la direction des soins (3 Secrétaires)

Horaires de travail :

  • Lundi au vendredi
  • Amplitude horaire 8h45 – 17h30 en alternance avec le secrétariat de la direction des soins

Détails :

  • Schéma horaire : 07h30 / 07h36
  • Complémentarité entre le secrétariat DRH (Secrétaire du DRH et Secrétaire du Chef du personnel) et le secrétariat de la Direction des soins à savoir, relai téléphonique sur l’amplitude d’ouverture 08h45 – 17h30 (permanence administrative sur l’amplitude)
  • L’organisation des congés annuels se fait par binôme au sein du secrétariat de la DRH et de la Direction des Soins
  • Les remplacements s’organisent entre les secrétariats de la DRH et DS

Mission du poste

Missions Générales :

  • Assurer le secrétariat du Directeur des ressources humaines (Traiter et organiser l’ensemble des informations administratives et les relations internes et externes du secrétariat de la Direction des ressources humaines)
  • Collaborateur/(trice) direct(e) du Directeur des ressources humaines, suivi d’un certain nombre de dossiers en propre

Missions Permanentes :

  • Accueil de toute personne (du personnel et/ou des visiteurs) s’adressant au secrétariat de la direction des ressources humaines en acheminant sa demande de manière adéquate
  • Accueil téléphonique (réception — traitement) et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Gestion des rendez-vous et tenue de l’agenda
  • Gestion des courriers et des courriels
  • Organisation des réunions
  • Enregistrement et dactylographie des courriers, comptes rendus, notes…
  • Gestion du courrier et des fonds de dossiers y afférent (évaluations — prolongations stages…)
  • Organisation de la commission de sélection annuelle en alternance avec la Secrétaire du Chef du Personnel
  • Gestion des courriers de départ (mutations — disponibilités — congé parental — détachement — démissions)
  • Gestion des dossiers disciplinaires (courriers de convocation — constitution des dossiers — suivi avec les directions concernées)
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Classement et archivage

Missions Spécifiques et ponctuelles :

  • Assurer le secrétariat de la Conseillère en ressources humaines du Groupe Hospitalier (gestion des rendez-vous et tenue de l’agenda — accueil téléphonique et orientation des appels et messages téléphoniques — aide à la préparation des GPA)
  • Publication des fiches de poste sur Espace Emploi et le site de la FHF
  • Gestion de l’agenda et du courrier de Clément Corriol, DRH du groupe hospitalier, lors de ses présences sur le site de Lariboisière-Fernand-Widal
  • Suivi des inscriptions des enfants du personnel au centre de loisirs de la Ville de Paris
  • Organisation du Prix Grunbaum (tous les 3 ans)

Particularités : travail en équipe avec les deux autres Secrétaires du bureau (Secrétaire du Chef du personnel et Secrétaire de la direction des soins).

Risques professionnels liés à l'activité :

  • Fatigue oculaire liée à l’utilisation de l’outil informatique

Compétences requises

Savoir faire requis :

  • Secrétariat et gestion administrative
  • Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière
  • Maîtrise de l’outil bureautique (Word — Excel — Power Point — Outlook), des Nouvelles Techniques d’Informations et de Communications (NTIC)

Connaissances associées :

  • Orthographe, grammaire, syntaxe
  • Techniques de secrétariat

Qualités requises :

  • Esprit d’équipe et polyvalence indispensables
  • Loyauté
  • Discrétion professionnelle
  • Grande rigueur professionnelle
  • Qualités relationnelles et sens de l’accueil
  • Méthode, sens de l’organisation et des priorités, capacité à gérer plusieurs dossiers et d’en assurer le suivi de manière simultanée, capacité de synthèse
  • Prises d’initiative

Évolutions possibles dans l’environnement

  • Formation continue dans le cadre de la préparation aux concours administratifs et aux examens professionnels

Candidature (LM +CV)

Renseignements :

M. Pierre Bosser
Directeur des Ressources Humaines
Tél. 01.49. 95.60. 79
Mél. pierre.bosser@aphp.fr

Adressez directement votre candidature par courriel :

pierre.bosser@aphp.fr

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